1: Eerste opvang van klachten
De ervaring met ongewenst gedrag op de werkvloer, is voor een medewerker vaak een heel lastige en gevoelige situatie. Het kan zijn dat het voor de medewerker een hoge drempel is om de situatie bespreekbaar te maken. Door te twijfelen kan het zijn dat er te lang gewacht wordt met het ondernemen van actie. De eerste taak van de vertrouwenspersoon is om mensen hierin op te vangen, te luisteren en te zorgen dat de medewerker zijn/haar verhaal kwijt kan.
2: Meedenken vervolgstappen
De medewerker kan zijn/haar hart luchten, waarna de vertrouwenspersoon samen met de medewerker nadenkt over een mogelijke oplossing.
Soms is alleen het verhaal doen al voldoende en zijn er geen vervolgstappen nodig. Maar het kan ook zijn dat dit slechts de eerste stap is en zal de vertrouwenspersoon samen met de medewerker de mogelijke vervolgstappen onderzoeken.
De vervolgstappen kunnen een informeel of een meer formeel karakter hebben.
3: Begeleiden vervolgstappen
Als een vervolgstap voor de medewerker nodig is, dan kan de vertrouwenspersoon de medewerker hierbij begeleiden. Denk bijvoorbeeld aan het meegaan naar een gesprek met de leidinggevende, collega of het voorbereiden van een gesprek.
4: Doorverwijzing
Ongewenste omgangsvormen kunnen soms helaas ernstige gevolgen hebben. Dit betekent ook dat een medewerker het niet altijd lukt om hier zelf uit te komen. De vertrouwenspersoon zal dan doorverwijzen naar experts die hierin kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan doorverwijzing naar:
- een coach;
- een psycholoog;
- een maatschappelijk werker;
- de huisarts of bedrijfsarts;
- een mediator;
- een jurist/advocaat.
5: Nazorg
De vertrouwenspersoon onderhoudt contact met de medewerker tijdens het zetten van eventuele vervolgstappen. Nadat deze zijn doorlopen, zal de vertrouwenspersoon met de medewerker bekijken of daarmee zijn/haar klacht voldoende is opgepakt en indien nodig zorgen voor nazorg.
6: Registratie
Alle klachten die gemeld worden, worden bijgehouden in een registratieformulier. Jaarlijks zal de vertrouwenspersoon hier – geanonimiseerd – terugkoppeling over geven aan de directie.
7: Vertrouwelijkheid
De vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat medewerkers open kunnen praten over hun ervaringen en de vertrouwelijkheid van de klachten te waarborgen. Slechts in uitzonderingssituaties mag deze vertrouwelijkheid doorbroken worden (denk aan situaties waarin de veiligheid in het geding is).
8: Informatiebijeenkomsten
In bepaalde gevallen is het wenselijk om informatiebijeenkomsten te houden op de werkvloer of voor leidinggevenden. Deze bijeenkomsten kunnen helpen bij een betere begeleiding van de medewerkers en de onderlinge verstandhoudingen verbeteren.